Les dernières minutes d’une réunion sont cruciales pour rentabiliser le temps passé ensemble. En effet, l’efficacité d’une réunion se mesure non seulement au travail accompli, mais aussi à la vitesse à laquelle les décisions sont mises en œuvre.
Mesurer la réalisation de l’objectif
Si le but de la réunion est de réaliser un produit fini (rapport, présentation, projet), l’évaluation est simple. Il faudra se poser deux questions :
- Quels sont les résultats produits – et que reste-t-il à faire ?
- Ces produits sont-ils utilisables tels quels ? Sont-ils de qualité ?
Comme elle permet de mesurer les progrès accomplis, cette évaluation contribue à motiver le groupe, surtout si le résultat permet à terme de satisfaire l’équipe. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez proposer une brève analyse de la manière dont le travail a été mené pour améliorer les résultats lors de la prochaine réunion.
Liste des actions à entreprendre après la réunion
Les produits sont-ils entièrement produits et déjà utilisables ? Excellent. Il ne reste plus qu’à énumérer les prochaines étapes, car la réunion est rarement une fin en soi. Par exemple, vous pourrez décider qui distribuera les documents produits, comment et quand. Après tout, il est important d’informer l’équipe de la manière dont le travail produit sera utilisé et si d’autres personnes seront impliquées par la suite.
Y a-t-il encore quelques petits aspects à finaliser ? Les principales orientations ayant déjà été définies ensemble, nous pouvons à ce stade considérer que le travail effectué par l’équipe est suffisant. Il n’est pas nécessaire de réunir à nouveau tout le monde : quelqu’un peut se charger de terminer les derniers aspects ou vous pouvez choisir à qui déléguer la tâche.
Enfin : reste-t-il des points importants à produire ? À ce stade, vous devrez décider s’il est nécessaire de reprogrammer une nouvelle réunion avec les mêmes personnes pour poursuivre le travail. En fonction des compétences utiles à ce moment-là et de la disponibilité, il peut être plus approprié de se réunir en petites équipes. Ces « sous-équipes » bénéficieront des réflexions engagées ensemble, seront plus productives, et pourront plus facilement trouver une date à court terme pour avancer sans retard sur le travail.
Organiser des réunions pour finaliser le travail
C’est au cours de cette réunion que vous devrez fixer les rendez-vous suivants pour finaliser le travail ou passer aux étapes suivantes.
Si vous avez besoin que toute l’équipe se réunisse à nouveau, vous pouvez fixer la date dès maintenant (sauf si la gestion de l’agenda est déléguée à un assistant).
Le travail en sous-groupes est plus facile à organiser. La fixation d’une date en fin de réunion permet d’ajuster la composition des sous-équipes et l’heure de réunion de chacune d’entre elles sur place, en fonction des disponibilités et des besoins.
Même dans le cas où le projet ne nécessite le travail que d’une seule personne, il est important de ne pas sous-estimer le calendrier et de fixer une date limite à la fin de la réunion. Cela permet de s’assurer que la personne chargée de réaliser les travaux ne néglige pas les dernières étapes du projet et qu’elle livre tout à temps.
Afin d’accomplir ces trois tâches avant la fin de la réunion, il est conseillé d’inclure 10 minutes dans l’ordre du jour pour la clôture. Vous devrez calibrer le timing, les interventions et le déroulement général de la réunion en tenant compte de la phase de clôture, qui est très importante mais souvent sous-estimée.