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Microsoft Office, l’une des suites logicielles les plus populaires au monde, est utilisée par 1,5 milliard de personnes dans le monde. Presque tous ceux qui ont utilisé un ordinateur au cours des trente dernières années ont été en contact avec Microsoft Word, Excel ou PowerPoint, ont envoyé un e-mail via Outlook ou ont envoyé un message à quelqu’un sur Skype. Des millions d’entreprises modernes s’appuient sur les outils de la suite pour communiquer, créer des documents et équilibrer leurs comptes. Mais Office offre bien plus que ce dont les utilisateurs ont conscience, en particulier depuis la sortie d’Office 365.

Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur Office 365

Si vous envisagez de tirer parti d’Office dans le nuage ou si vous souhaitez simplement en savoir un peu plus sur les rouages de cet ensemble d’outils numériques omniprésents mais souvent sous-estimés, poursuivez votre lecture. Dans le cadre de la série de FAQ de Microsoft, nous revenons à l’essentiel pour répondre aux questions les plus courantes sur Office 365.

Qu’est-ce qu’Office 365 ?

Lancé en 2001, Office 365 est une version de la célèbre suite de productivité Microsoft Office, basée sur le cloud et sur un modèle d’abonnement. Office 365 contient les mêmes applications de base que les versions traditionnelles d’Office, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, et selon le plan acheté, peut également inclure d’autres applications et services tels que Publisher, Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Access, Skype, Yammer et Microsoft Teams. Différentes formules sont disponibles pour l’achat d’une licence Office 365, notamment des versions pour un usage personnel, des ménages multi-utilisateurs, des étudiants, des entreprises, des organisations à but non lucratif et des établissements d’enseignement. Il existe également des versions d’Office uniquement en ligne et sur mobile, connues sous le nom d’Office Online, grâce auxquelles les utilisateurs peuvent accéder gratuitement à des versions à fonctionnalités limitées des applications Office.

En quoi Office 365 est-il différent des versions précédentes d’Office ?

Office 365 est un service par abonnement, ce qui signifie qu’au lieu d’acheter une copie de la suite pour un coût initial unique, les utilisateurs paient un abonnement mensuel pour accéder au service au niveau de leur choix. Avec le modèle d’abonnement d’Office 365, les utilisateurs ont toujours accès à la dernière version, car la plate-forme est mise à jour par Microsoft, alors que les utilisateurs d’une version perpétuelle, sur site, devraient acheter une nouvelle copie de la dernière édition pour pouvoir utiliser les nouvelles fonctionnalités.

Cette FAQ se concentre sur Office 365 for Business, sauf indication contraire.

Office 365 est également conçu comme une application « cloud-first » ; bien que des versions de bureau de ses applications soient disponibles avec certains plans, il est conçu pour être utilisé en ligne. Toutes les applications, tous les services et toutes les données générés par Office 365 sont hébergés sur les serveurs de Microsoft. Les utilisateurs n’ont pas besoin d’installer de logiciel ni de maintenir un quelconque matériel pour l’exécuter. Office 365 comprend également l’hébergement de la messagerie électronique et un espace de stockage dans le nuage, ce qui permet aux utilisateurs d’héberger leurs fichiers en ligne et d’y accéder où et quand ils le souhaitent, depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.

Étant donné qu’il est basé sur le cloud, Office 365 est également doté d’une multitude de fonctionnalités qui n’étaient pas disponibles dans les versions précédentes, perpétuelles.

Qui utilise Office 365 pour les entreprises et pourquoi ?

Microsoft Office fournit aux utilisateurs d’ordinateurs des outils de productivité depuis près de trois décennies ; aujourd’hui, plus d’un milliard de personnes utilisent des produits Office dans le monde. Pour les entreprises, cependant, Office offre bien plus que le traitement de texte et l’édition de feuilles de calcul. Bien que ses éminentes applications principales fournissent toujours aux entreprises les outils de base dont elles ont besoin pour effectuer des tâches quotidiennes comme la gestion des données, la création de documents et la communication d’informations, Office a évolué pour devenir une vaste suite d’outils intelligents qui permettent aux organisations d’être plus productives et efficaces. Et grâce aux nombreuses options de plans personnalisés disponibles, les entreprises de toutes tailles et de toutes conditions peuvent avoir accès à ces outils instantanément.

Des services tels qu’Outlook peuvent fournir une plate-forme puissante et d’aspect professionnel grâce à laquelle les entreprises peuvent faire connaître leur marque et commercialiser leurs services. Les fonctions étendues d’agenda d’Outlook peuvent également aider les entreprises à mieux collaborer et gérer leur temps. Avec Office 365, toutes les applications et tous les services sont connectés, à la fois entre eux et à l’ensemble du web, ce qui facilite le travail en équipe, fait gagner du temps aux employés et leur permet de mieux collaborer grâce à des outils tels que le chat d’équipe, les réunions en ligne, la co-création et le partage de fichiers, ainsi que les e-mails de groupe. L’inclusion du stockage en nuage et des applications mobiles dans la suite Office 365 permet également aux organisations de travailler où et quand elles le souhaitent, avec un accès sécurisé au contenu, aux conversations, aux tâches et aux plannings depuis n’importe quel appareil.

Comment peut-il aider les entreprises à se développer ?

D’excellents outils de productivité permettent à tous les membres d’une entreprise d’être plus productifs, de communiquer plus efficacement et d’obtenir de meilleurs résultats. La suite Office 365 permet d’effectuer des tâches essentielles, telles que la recherche d’informations, la gestion de l’information et la gestion du temps.

La sécurité des données étant un sujet brûlant pour les organisations de tous les secteurs d’activité, de nombreuses entreprises choisissent Office 365 en raison de ses mesures de sécurité à plusieurs niveaux, de la surveillance proactive des données, de la protection de la vie privée et de l’accord de niveau de service avec une disponibilité de 99,9 %. Voir https://evok.com/fr/antispam-antivirus-microsoft-365/ pour en savoir plus sur le sujet !

• PBX hébergé.
• VoIP
• Nuage ou cloud .

Tous ces termes combinés peuvent être un véritable défi lorsque vous essayez simplement de trouver le meilleur système téléphonique au coût le plus abordable pour votre entreprise.

4 questions à poser avant de choisir un fournisseur de PBX hébergé

Vous n’avez peut-être pas assez de temps pour développer une expertise sur ce sujet. Cependant, vous voulez vous assurer que vous ne souscrivez pas à un équipement et à un service qui ne correspondent pas explicitement à vos objectifs et à vos besoins.

Il peut être très difficile de choisir le bon Hosted PBX.

Utilisez les questions suivantes comme guide pour vous aider à faire le tri parmi les différents fournisseurs de PBX hébergés ou de Virtual CLoud PBX qui vous sera d’une grande importance pour votre entreprise. Une fois que vous aurez fait cela, demandez si vous avez d’autres questions. Nous sommes spécialisés dans l’assistance aux entreprises comme la vôtre pour la mise à jour de leurs systèmes téléphoniques sans frais initiaux et, souvent, sans augmentation de vos dépenses mensuelles. Nous sommes convaincus que vous recevrez de notre part des réponses qui vous rassureront sur le fait que nous sommes le meilleur fournisseur de services pour votre entreprise.

1. Quelle est votre politique de résiliation de contrat ?

Très souvent, les questions de résiliation de contrat sont la toute dernière chose à laquelle on veut penser après avoir résolu tous les problèmes de service et les problèmes techniques. Pourtant, c’est précisément ce qui cause des maux de tête à de nombreuses entreprises à l’avenir, si leur fournisseur de services initial ne se montre pas à la hauteur de ce qu’on attendait de lui. N’oubliez pas que les contrats doivent répondre aux besoins des deux parties concernées. Si un fournisseur offre de nombreux avantages gratuits au départ, tels qu’un nouvel équipement, une analyse du réseau, une formation sur site et une installation, vous devez être conscient des conditions qui y sont liées dans le contrat. Un excellent fournisseur de services peut être amené à faire un investissement important pour vous fournir le service de haute qualité dont vous avez besoin pour votre entreprise. En échange, vous devrez vous engager envers lui en acceptant de payer des frais de résiliation anticipée ou en vous engageant à fournir un certain nombre de mois de service.

Vous devriez éviter de prendre un engagement à long terme avec un fournisseur de services qui ne vous offre rien en échange. Les fournisseurs malhonnêtes cachent souvent des frais dans leur contrat, ne vous en donnent aucun ou ne vous offrent que peu d’avantages initiaux tout en s’attendant à ce que vous vous engagiez. Pire encore, ils peuvent prendre en otage vos appels ou votre numéro de téléphone si vous ne payez pas leurs frais de résiliation. N’attendez pas grand-chose d’un fournisseur qui propose un contrat « sans engagement ».

2. Le service offre-t-il les fonctionnalités dont j’ai besoin ?

Dressez à l’avance la liste des fonctions les plus importantes dont vous avez besoin avant de commencer à chercher un fournisseur de services PBX hébergés. Il est également important de penser aux fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, si vous envisagez d’avoir des employés travaillant à domicile ou d’ajouter des sites supplémentaires. Il est également important de considérer si vous aurez bientôt besoin de fonctionnalités personnalisées, comme un centre d’appels.

En dressant à l’avance une liste de vos objectifs et de vos besoins spécifiques, vous vous assurez de recevoir dès le départ le pack de services adapté à votre entreprise et vous minimisez les frais imprévus si vous devez étendre ou modifier vos services PBX hébergés. Soyez très prudent si des fonctions essentielles sont « en cours de développement » ou « à venir ». En général, les nouvelles fonctionnalités sont livrées selon le calendrier du fournisseur et non le vôtre. Ne vous engagez pas à acheter un service à un prix inférieur maintenant pour des fonctions qui pourraient être disponibles à l’avenir.

3. De quel équipement supplémentaire vais-je avoir besoin ?

Très souvent, le PBX hébergé est fourni sous la forme d’un service Over-The-Top qui utilise votre réseau local (LAN) et votre connexion Internet existants. Si l’un ou l’autre de ces éléments ne suffit pas à supporter la charge supplémentaire que représente un PBX hébergé, il se peut que vous ayez besoin d’un équipement supplémentaire, ainsi que d’une connexion IP et/ou de mises à niveau du réseau pour être sûr de recevoir la qualité de service dont votre entreprise a besoin. Souvent, pour obtenir une qualité de service optimale, vous devrez acheter un nouveau routeur et/ou un nouveau modem. Demandez si le fournisseur de services propose un routeur QoS (qualité de service) dans le cadre de son offre.

Les routeurs QoS ont deux objectifs. Du point de vue du fournisseur de services, ils peuvent fournir une assistance et un aperçu à distance, et permettent également de donner la priorité au trafic voix-données sur une connexion IP par la mise en forme du trafic afin de garantir une qualité d’appel optimale. Votre commutateur Ethernet peut également nécessiter une mise à niveau, principalement si vous avez besoin d’utiliser l’alimentation par Ethernet (POE) dans les parties de votre entreprise où les prises de courant sont limitées.

4. Que se passe-t-il si je change le nombre de mes lignes ?

L’un des principaux avantages de l’utilisation d’un service PBX hébergé est la possibilité d’ajouter ou de réduire le nombre d’utilisateurs ou de lignes selon les besoins. Assurez-vous que votre fournisseur de services dispose de la flexibilité nécessaire pour ajouter de la capacité lorsque vous en avez besoin et qu’il n’y a pas de frais cachés pour cette opération.