Avec les nouvelles technologies et les progrès en matière de clarté d’appel des systèmes téléphoniques professionnels VoIP au cours des dernières années, c’est le bon moment pour les entreprises de passer d’un fournisseur traditionnel à une solution VoIP.
Comment configurer la VoIP pour votre bureau en 7 étapes faciles
Dans la plupart des cas, vous pouvez obtenir des fonctionnalités similaires ou même plus avancées qu’un système téléphonique traditionnel pour un coût bien moindre. Pour faciliter la transition de votre entreprise, suivez ces sept étapes :
1. Déterminez le nombre d’utilisateurs dont vous aurez besoin
La première étape pour mettre en place la VoIP dans votre entreprise est de déterminer le nombre d’employés ou d’utilisateurs que vous prévoyez. Si vous avez une idée précise du nombre d’utilisateurs dès le début du processus, certaines décisions seront plus faciles à prendre au fur et à mesure. Cela vous aidera à déterminer le nombre de lignes dont vous avez besoin, si votre connexion Internet peut supporter le volume d’appels prévu et quelles sont les fonctions les plus importantes. Avec certains fournisseurs, vous pouvez économiser de l’argent si certains employés n’ont besoin que d’une extension et non de leur propre numéro. Vérifiez auprès de vos fournisseurs potentiels pour voir quel type d’offre ils peuvent vous proposer.
2. Assurez-vous que la connexion Internet de votre bureau est suffisamment rapide
Une fois que vous savez combien d’utilisateurs vous allez avoir, vous êtes prêt à tester la connexion Internet de votre bureau pour voir si elle peut gérer la VoIP pour ce type de volume d’utilisateurs. Vous ne voudriez pas vous abonner à la VoIP pour découvrir qu’elle ne fonctionne pas avec votre connexion Internet existante. Heureusement, il n’est pas difficile de vérifier si votre Internet peut gérer la VoIP.
3. Fixez un budget pour la VoIP
La VoIP offre un large éventail de fonctionnalités, et il est facile de se laisser emporter par les différents add-ons et bonus que vous pouvez utiliser. C’est pourquoi il est important de fixer votre budget dès le début du processus. Cela vous aidera à garder les pieds sur terre et à vous assurer que vos yeux ne sont pas plus grands que votre budget lorsque vous commencez à examiner les fonctionnalités et les plans qui conviennent à votre entreprise. En général, les coûts commencent à environ 30 CHF par utilisateur et vont jusqu’à 60 à 70 CHF par utilisateur pour les plans premium. Dans la mesure du possible, payez annuellement et vous bénéficierez d’importantes économies mensuelles.
4. Déterminez les caractéristiques les plus importantes
Il existe de nombreuses fonctionnalités différentes, telles que des numéros de téléphone uniques pour chaque employé, un routeur d’appels automatiques, des règles d’appel, des conférences téléphoniques, des applications mobiles, etc. Vous devez déterminer quelles fonctions spécifiques seront les plus utiles pour votre entreprise. Par exemple, vous souhaitez peut-être un système VoIP à domicile pour votre bureau, mais votre activité vous amène à être souvent sur la route. Dans ce cas, vous aurez besoin d’une application mobile solide. Ou peut-être souhaitez-vous acquérir un système comportant plus de 10 lignes. Dans ce cas, des règles approfondies de routage des appels sont indispensables.
Voici ce que vous devez faire pour vous aider à réduire le nombre d’options :
Lorsque vous devrez choisir votre fournisseur de téléphone VoIP, les deux listes de caractéristiques que vous venez de créer rendront le processus de sélection beaucoup plus rapide et efficace.
5. Choisissez un service de téléphonie VoIP
Il est maintenant temps de choisir réellement votre fournisseur. Avant de prendre votre décision, assurez-vous d’avoir à portée de main votre nombre d’utilisateurs, votre budget et vos listes de fonctions. Lorsque vous prenez votre décision, vous devez comparer les fournisseurs et trouver celui qui vous convient le mieux : Pour une analyse approfondie, consultez un guide comparatif des principaux fournisseurs de VoIP.
6. Commandez les téléphones et autres matériels
Après avoir choisi votre service, il est temps de commander votre matériel. La plupart des services VoIP peuvent être utilisés sans téléphones VoIP spéciaux. Par exemple, vous pouvez souvent acheter un adaptateur dans lequel vous pouvez brancher vos téléphones analogiques si vous souhaitez continuer à les utiliser. Ou, dans de nombreux cas, vous pouvez utiliser votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone portable. Cependant, pour utiliser pleinement toutes les fonctionnalités supplémentaires de la VoIP, vous devrez peut-être acheter un téléphone VoIP. Ce qui est bien, c’est qu’il existe une grande variété de téléphones VoIP, des plus basiques et bon marché aux plus sophistiqués et coûteux. Consultez un article sur les meilleurs téléphones VoIP si vous avez du mal à vous décider et avez besoin d’aide.
7. Installez et configurez votre système VoIP
Dans la plupart des cas, il vous suffit de brancher votre téléphone sur votre système Ethernet, de configurer vos paramètres sur votre téléphone et c’est parti. Dans certains cas, si vous avez un pare-feu en place, vous devrez peut-être faire quelques allers-retours avec votre fournisseur pour que les choses fonctionnent correctement. Si vous avez des connaissances techniques, vous devriez être en mesure de gérer la plupart des installations de VoIP. Pour vous faciliter la tâche, chaque fournisseur propose des didacticiels détaillés. Si vous avez des difficultés techniques, vous pouvez opter pour un fournisseur, qui vous guidera pas à pas dans le processus de configuration par téléphone.